第2回  Pマーク使用許諾のメリット

Q. Pマーク使用許諾を受けるメリットは何ですか。
コストもかかることなので許諾を受けなくても、個人情報の取扱いを法律に沿ってすすめれば問題ないはずですが、最近お客様から当社の個人情報の取扱いについてアンケートが頻繁にきますが…。
A. プライバシーマークの使用許諾を受けることは、JIS Q15001の要求事項を遵守していることを外部の審査機関が審査して、JIS の要求事項を満たしていることを認証している訳ですから、お客様からのアンケート等に一々説明しなくとも済むことになります。
確かに、個人情報保護の証明にプライバシーマークの使用許諾を受けなくとも法律遵守は事業者の責務ですから当然のことです。東京グラフィックス、JaGra、日印産連では保護方針・ガイドラインを制定していますので、会員の皆様は個人情報保護法、東京都の条例そして経済産業省のガイドラインも含めよく理解され、何か相談事があった場合は直ぐに東京グラフィックスへご連絡ください。パンフレットも用意しておりますのでご活用ください。そして自社の安全対策には万全をつくすよう配慮なさってください。東京グラフィックスでは、個人情報保護法で定められている認定個人情報保護団体です。またプライバシーマーク付与はJaGra が審査機関となっておりますのでご相談下さい。プライバシーマークの社内での利活用のメリットは、社内業務のルールの徹底と従業員の意識の向上、責任体制の明確化、お客様との個人情報の取扱いの明確化、さらにPDCAを回すことにより業務の効率化が図られ、個人情報のみならずお客様の機密情報の保護にも活用できることもあります。
※. 資料:JaGra発行「個人情報保護ガイドブック」(第3版)、「こうすればPマークが取得出来ます」、「個人情報を本気で守りたいなら…」、「個人情報漏洩などの事故をなくすために」

【問い合わせ】

派遣労働者ですが私の個人情報が流用されているのでは?
東京グラフィックスさんの会員企業へ派遣された者ではございませんが、「●●」という派遣会社から印刷会社へ派遣されておりました。契約終了後、私の携帯電話に他社から電話がありました。その会社にエントリーした覚えはありません。私の個人情報が漏れていると思いますがどうすればよろしいのでしょうか?

A.
あなたからのご相談の件,個人情報の苦情・相談に関してでございますが、当会が受け付ける苦情・相談につきましては当会(社団法人東京グラフィックサービス工業会)会員に関連するものとさせて戴いております。
ご相談の向きの「●●」は当会会員ではございません。ただ、貴女がご不快の念をお持ちのことと拝察いたしますが当会として非会員への直接対応は適いません。悪しからずご容赦くださいませ。
そこで、個人情報に関連した公的な相談窓口は国民生活センターないし東京都の個人情報相談窓口となりましょう。是非そちらにご相談願えればと存じます。恐れ入りますがそちらへ改めてご相談なさってください。

【照会先】. 資独立行政法人国民生活センター電話番号:03-3446-1623
東京都東京都生活文化局広報広聴部情報公開課電話番号:03-5388-3160

【事故事例1】

宛名を間違えて発送し、お客様からクレームがきました。
営業マンが宛先を確認せず、印刷物を別の顧客へ発送した。

対応策
納品時に営業マン1人が宛名を入力し、チェックする者がいなかった。そこで再発防止のために二重チェック体制をとるようにし、発送前に伝票を入力する営業マンと別の社員が必ずチェックのサインをしてから納品するようにした。具体的には封入の袋にあらかじめ印鑑を押す場所を2 ケ所設け、必ず2 名が押印するようにした。そして、全社員に改めて徹底を図った。

【事故事例2】

PHSを紛失した。
終業後、飲食した際、泥酔してしまい、会社から貸与されたP H S ごとカバンを紛失、警察に届けたが発見されず、そのP H S へ電話してみたが誰もでない。P H S のアドレス帳にはパスワードを掛けていなかった。

対応策
紛失と同時に電話会社へ連絡し、通話不能にしてもらった。P H S の利用明細では紛失後、使用された形跡はない。アドレス帳には500 件、その内の数件に不審電話の有無を確認したが相手からは「不審電話はない」との回答。
会社の対応策としては、@ 終業後の飲酒への注意、A アドレス帳にはパスワードを掛ける。従業者にパスワードを掛けたことの確認印を押させる。C 電話会社へ連絡し紛失PH S の内部データ消去の機能を利用する。こうした取り扱いルールの徹底を全従業者に教育した。

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