第5回 社内報作成と個人情報の取扱い

Q. 社内報、やOB(退職者)名簿を取材・データ確認から依頼されました。個人情報保護でどのような点を注意すればいいですか?
これまで顧客の社内報とOB 名簿の印刷を受注していました。顧客から、これから取材・編集の仕事を受けることとなり、名簿についてはデータ収集、確認から行うようになります。そこでこれまでの印刷受注とは違うので、どのような点に配慮していけばいいでしょうか?
A. まず社内報の発行ですが、貴社がどの段階で取材と編集に関与するのかによって注意すべき点は違ってきます。これまで、社内報は企業の広報部が制作されていたものでしょう。貴社の作業は制作の協力であります。誌面には、役員・従業員の氏名・所属、顔写真、プロフィール等が個人情報として掲載されると思います。ここは、あくまでも「直接でない取得」です。確認すべき点は、貴社が取材する対象者に企業から委託されている旨を伝え、個人情報の利用は社内報の作成のみに使用するという利用目的を伝えること。そして、印刷に至るまでの顔写真等の個人データの利用・保管・廃棄については顧客と確認しておけばよろしいでしょう。
次に、OB 会の名簿ですが、住所等の確認アンケート等で退職者本人への連絡は顧客からの依頼を受けて代行していることを本人へ通知し、個人情報の利用はOB 会名簿の作成のみに使用するという利用目的を伝えることです。そして前述の社内報と同様に、印刷、発送に至るまでの個人データの利用・保管・廃棄については、顧客と確認しておけばよいでしょう。
但し、名簿はOB のみならず在職社員にも配布されるんでしたら、その旨も事前に知らせ、本人が同意しない情報、例えばメールアドレス等は、名簿に記載するかしないかを確認しておく必要があります。
いずれにせよ、これまでの印刷受注から企画やデータ収集段階から請け負うことになりますから、貴社の制作スタッフで新しいリスクを分析され、仕事の着手前に顧客との取り決めを充分に行ってください。
さらに、貴社として直接でない取得にあたりますがホームページ等に、個人情報の利用目的を公表されておくとよいでしょう。

【閑話休題】スマートフォン情報セキュリティ3か条

(利用者が最低限取るべき情報セキュリティ対策)

スマートフォンの利活用が急速に進む中で、総務省と経済産業省では、「スマートフォン・クラウドセキュリティ研究会を立ち上げ、平成24年6月29日に最終報告書をまとめました。研究会で下記の注意事項3ケ条が提案された。皆様も参考に各社で準拠されるようお奨めいたします。

スマートフォンは、アプリケーションを活用することで、様々な機能を自由に追加できる便利な携帯電話です。しかし自由さの反面、その中には危険なアプリケーションが混じっている場合もあります。利用者自身で情報セキュリティ対策を取ることが必要です。
紛失・盗難対策や他人による不正利用防止対策など、従来の携帯電話と同様の対策が必要です。さらにスマートフォンにおいては、次の3つの対策が大切です。

1.OS(基本ソフト)を更新

スマートフォンは、OSの更新(アップデート)が必要です。古いOSを使っていると、ウイルス感染の危険性が高くなります。更新の通知が来たら、インストールしましょう。

2.ウイルス対策ソフトの利用を確認

ウイルスの混入したアプリケーションが発見されています。スマートフォンでは、携帯電話会社などによってモデルに応じたウイルス対策ソフトが提供されています。ウイルス対策ソフトの利用については、携帯電話会社などに確認しましょう。

3.アプリケーションの入手に注意

アプリケーションの事前審査を十分に行っていないアプリケーション提供サイト(アプリケーションの入手元)では、ウイルスの混入したアプリケーションが発見される例があります。OS提供事業者や携帯電話会社などが安全性の審査を行っているアプリケーション提供サイトを利用するようにしましょう。インストールの際にはアプリケーションの機能や利用条件に注意しましょう。
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